Utylizacja i niszczenie papierowych dokumentów

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą lub pracownikiem wielkiej korporacji, wytwarzasz i przetwarzasz różnego typu dokumenty. W naszym kraju wciąż przeważa tradycyjny obieg dokumentu, czyli forma papierowa, więc codziennie tworzymy nowe dane. Niektóre z nich muszą być odpowiednio zarchiwizowane, jednak wiele z nich po przetworzeniu mogą zostać zniszczone. Niszczenie dokumentów papierowych nie jest łatwą czynnością – warto znać zasady, które należy stosować przy prawidłowym niszczeniu dokumentów.

Jakie dokumenty należy zutylizować?

Niszczenie dokumentów jest szczegółowo uregulowane zarówno w naszych wewnętrznych aktach prawnych takich jak ustawa o odpadach, rozporządzenie w sprawie katalogu odpadów, oraz w europejskich – rozporządzenie o ochronie danych osobowych. Bazując na aktach prawnych, musimy odpowiednio zutylizować dokumenty firmowe, technologiczne, dokumenty zawierające dane wrażliwe, dokumenty pracownicze i wiele innych.

Niszczenie dokumentów a RODO

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych miało podnieść standardy przy ochronie naszych danych. Zgodnie z rozporządzeniem RODO, nie należy przechowywać danych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne. Z powodu wprowadzenia regulacji, wszystkie firmy są zobowiązane do posiadania specjalnych procedur przetwarzania dokumentów, w tym ich niszczenia. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ma możliwość nałożenia wysokich kar finansowych – 10 mln euro lub 2% rocznego obrotu firmy, do nawet 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu.

Jak wybrać odpowiednią firmę?

Stosowanie wytycznych przy utylizacji dokumentów może się okazać dla firmy dość trudne oraz czasochłonne i kosztowne. Z tego powodu warto zaufać fachowej firmie, która profesjonalnie zadba o zniszczenie dokumentów z danymi wrażliwymi.

Wybór specjalistycznej firmy powinien być przemyślany i nieprzypadkowy. Firma powinna posiadać wszystkie niezbędne decyzje administracyjne na odbiór odpadów, czy odpowiednio potwierdzać przekazanie odpadów do unieszkodliwienia. Oprócz terminowości i atrakcyjnych warunków cenowych ważnym punktem jest również transport z miejsca wytworzenia do miejsca unieszkodliwienia, posiadanie opakowań na odpady, ich pakowanie i załadunek.

Zaufaj doświadczonej firmie, która zatrudnia wykwalifikowaną kadrę specjalistą, aby mieć pewność, że twoje dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce i zostaną profesjonalnie zniszczone. Uchroni to Twoją firmę przed karami finansowymi oraz postępowaniami sądowymi.