Utylizacja dokumentów – jakie dokumenty należy niszczyć
Czy niszczenie dokumentacji należy przeprowadzić w jakiś szczególny sposób? Wszystko zależy od zawartości takich akt. Warto zapoznać się z tymi informacjami, bo tylko taka wiedza uchroni nas przed ewentualnymi problemami z prawem i stratami wizerunkowymi. W tym artykule sprawdzamy, jaka dokumentacja wymaga specjalnego potraktowania i w jaki sposób możemy ją bezpiecznie zutylizować.
Skutecznie niszczenie dokumentów – które akta wymagają szczególnej uwagi?
Warto rozważyć, co tym przypadku oznacza słowo skuteczne. Czy chodzi ci tylko o to, by pozbyć się akt ze swojego archiwum? A może chcesz mieć pewność, że niszczenie akt firmowych przebiegło z zachowaniem bezpieczeństwa i nikt nie będzie mógł odzyskać danych, które były w owych aktach zawarte? Jeśli w zgromadzonej dokumentacji są zawarte dane osobowe, interesować powinna cię wyłącznie druga opcja.
Dane osobowe to wrażliwe informacje. Jeśli trafią w nieodpowiednie ręce, mogą wyrządzić ich właścicielowi duże szkody. Przedsiębiorca to administrator danych i pełnienie tej funkcji wiąże się z określonymi obowiązkami. Podmioty, które zaniedbują zadania, jakie nakłada na nich RODO, mogą spodziewać się problemów z prawem i wysokich kar grzywny.
Bezpieczna utylizacja dokumentów powinna dotyczyć takich akt jak:
- dokumentacja pracownicza;
- umowy z klientami, partnerami biznesowymi;
- dokumentacja ZUSowska;
- dokumentacja księgowa;
- dokumentacja medyczna;
- dokumentacja podatkowa.
Łatwo więc zdać sobie sprawę, że większość akt, znajdujących się w firmowych dokumentach to właśnie zasoby wymagające utylizacji zgodnie z zasadami RODO.
Niszczenie dokumentacji – co mówią o bezpieczeństwie przepisy?
Podczas poszukiwań usługodawcy, realizującego profesjonalne niszczenie akt firmowych, zwrócić uwagę na to, czy spełnia on określone normy. Najważniejszą jest zgodność z normami DIN 66399. To one bowiem określają, że mamy do czynienia z wysokim stopniem bezpieczeństwa niszczenia informacji. Takie usługi oferuje firma Rhenus Data.
Chociaż przepisy nie nakazują nam, by przeprowadzić niszczenie dokumentacji z ekspertami, w przypadku akt zawierających dane osobowe zdecydowanie warto skorzystać z takiej opcji Dysponowanie zaawansowaną technologią, sprawdzonymi procedurami i wiedzą na temat obowiązków związanych z ochroną informacji sprawia, że takie podmioty mogą zagwarantować nam niszczenie akt zgodnie z RODO.
