Kasy fiskalne online – czym są i jak działają?
Cechą charakterystyczną kas fiskalnych online jest posiadanie wbudowanej funkcjonalności, umożliwiającej zautomatyzowane oraz bezpośrednie przesyłanie danych z kasy rejestrującej do Centralnego Repozytorium Kas, które prowadzone jest przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Przesył danych odbywał będzie się co 2 godziny. Kasa na bieżąco rejestruje wszelkie dane dotyczące sprzedaży, np. paragony fiskalne, wydruki niefiskalne czy raporty dobowe. Ewidencja może być zatem stale kontrolowana przez Urząd Skarbowy, a kontrola ta nie wymaga fizycznej obecności ani pracownika US, ani podatnika. Wpływa to pozytywnie na sprawność oraz częstotliwość przeprowadzanych czynności weryfikujących prawidłowość rejestrowania transakcji. Jednocześnie ograniczają możliwość nadużyć ze strony podatników oraz zmniejsza rozwój szarej strefy.
Do sprawnego przeprowadzania komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas konieczne jest posiadanie łącza internetowego, dokonującego transferu danych zgodnie z określonym harmonogramem. W związku z powyższym kasa online musi być na stałe podłączona do komputera, np. za pomocą Ethernetu lub korzystać z sieci WiFi.
Kasy fiskalne online a tradycyjne kasy – różnice
Choć oba urządzenia wykorzystywane są do rejestrowania transakcji gospodarczych, to istnieje między nimi kilka znaczących różnic. Po pierwsze, kasy fiskalne online Wrocław zapisują kopie dokumentów w wewnętrznej pamięci, do której nie ma dostępu użytkownik, a jedynie autoryzowany serwis kas. Po wydrukowaniu papierowego paragonu dla klienta, kasa wyemituje dodatkowy dokument elektroniczny, czyli tzw. e-paragon. W związku z powyższym podatnik nie ma możliwości wydrukowania dla siebie dodatkowego dokumentu. Niewątpliwą przewagę kas online nad tradycyjnymi kasami powoduje fakt, że te pierwsze są aktualizowane zdalnie – automatycznie pobierają nową wersję oprogramowania z serwera producenta, zatem nie ma potrzeby każdorazowego wzywania serwisanta. Kasa online współpracuje także bezpośrednio z terminalem płatniczym, dzięki czemu można będzie uniknąć błędów wynikłych z ręcznego wprowadzania kwot do terminala.
W odmienny sposób przebiega także proces potwierdzenia fiskalizacji. W przypadku kasy fiskalnej online serwisant generuje bowiem pierwszy raport dobowy w postaci elektronicznej, który następnie przekazywany jest automatycznie do Centralnego Repozytorium Kas. Raport ten jest wystarczającym potwierdzeniem fiskalizacji. W związku z powyższym nie ma konieczności przedkładania w Urzędzie Skarbowym żadnych dodatkowych pism czy zaświadczeń.
Poza wskazanymi powyżej różnicami nie występują znaczące różnice. Urządzenia działają niemal identycznie, zatem nie wymagają od podatnika poświęcenia znacznej uwagi w celu nauczenia się zupełnie innego systemu.
