Drukarka do biura – jaką drukarkę kupić do małej i dużej firmy?

Drukarka do biura to wciąż obowiązkowy element wyposażenia w większości firm. Zakup odpowiedniego sprzętu może być jednak niełatwym zadaniem. Na rynku dostępnych jest wiele urządzeń. Jak wybrać wśród nich drukarkę, która ułatwi pracę i wpasuje się w profil działalności firmy? Na jakie parametry zwrócić uwagę? Poniżej przedstawiamy krótki poradnik. Zapraszamy do lektury!

Dlaczego wielkość firmy i rodzaj działalności ma znaczenie przy wyborze drukarki? Ponieważ w różnych miejscach wykorzystuje się ją w różny sposób. Na przykład w biurze liczącym kilkaset osób, codziennie drukuje się setki, a nawet tysiące dokumentów tekstowych. Zupełnie inaczej może to wyglądać w miejscu, gdzie pracuje zaledwie kilka osób. Drukarka może być tam wykorzystywana rzadziej, lecz na przykład do wydruku kolorowych wykresów, broszur i innych projektów. Dlatego określenie potrzeb i oczekiwań względem urządzenia jest konieczne, aby wybrać dobrą drukarkę do biura.

Drukarka dla dużej firmy

W przypadku dużego biura przeważnie najlepiej sprawdza się drukarka laserowa. Zapewnia ona szybki wydruk w wysokiej jakości, zwłaszcza jeśli chodzi o dokumenty tekstowe. Dzięki temu wydrukowanie dużej ilości stron nie zajmuje wiele czasu, co ma spore znaczenie, gdy z jednego urządzenia korzysta kilkudziesięciu pracowników. Zaletą jest również dość niski koszt druku czarno-białego.

Drukarki laserowe można kupić zarówno w wersji monochromatycznej, jak i kolorowej. Jeśli chodzi o cenę, korzystniej wypada wersja monochromatyczna. Przy wyborze należy oczywiście kierować się rodzajem drukowanych plików. Jakie są wady drukarki laserowej? Takie urządzenie przeważnie jest większe i droższe od drukarki atramentowej. Ponadto pracuje głośniej oraz zużywa więcej prądu. Jednak biorąc pod uwagę ilość stron drukowanych codziennie w dużym biurze, taki zakup jest opłacalny.

Drukarka dla małej firmy

W małych firmach równie dobrze mogą sprawdzać się drukarki atramentowe, jak i laserowe. Wszystko zależy od rodzaju drukowanych plików. Jeśli są to głównie dokumenty tekstowe, drukarka laserowa może być lepszym wyborem, w związku z wyżej opisanymi zaletami. Wydruk w kolorze to codzienność? W takiej sytuacji lepiej zdecydować się na drukarkę atramentową. Pozwoli ona przenieść na papier różnego rodzaju wykresy, wizualizacje, czy zdjęcia w wysokiej jakości. Często słyszy się, że dokumenty tekstowe pochodzące z tego typu drukarki wyglądają gorzej. Dużo jednak zależy od konkretnego modelu. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele urządzeń, które świetnie sprawdzają się zarówno w druku czarno-białym, jak i kolorowym.

Jakie wady ma drukarka atramentowa? Zazwyczaj drukuje trochę wolniej, niż laserowa. Ponadto koszt wydruku czarno-białej strony jest nieco wyższy.

Zaletą tego typu urządzeń jest niższy koszt zakupu, a także cicha praca, mniejsze zużycie prądu oraz tańszy wydruk w kolorze. Jak widać, jest to idealny sprzęt dla firmy, w której codziennie drukuje się obrazy. Tego typu urządzenia wybierane są na przykład do biur projektowych. To również najczęściej kupowany rodzaj drukarek do użytku w warunkach domowych.

Urządzenie wielofunkcyjne do biura – kiedy się sprawdzi?

To dobry wybór, gdy elementem codziennej pracy jest skanowanie i kopiowanie dokumentów. Zakup jednego urządzenia wielofunkcyjnego pozwala zaoszczędzić miejsce i jest korzystniejszy finansowo. Tego typu sprzęt sprawdzi się dobrze w firmach różnej wielkości. Jednak tak samo jak przy wyborze zwykłej drukarki, trzeba wziąć pod uwagę ilość i rodzaj drukowanych stron. Urządzenia wielofunkcyjne do biura można znaleźć zarówno w wersji umożliwiającej druk laserowy, jak i atramentowy.

Przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego lub drukarki do biura warto zwrócić uwagę na taką funkcję, jak wbudowany moduł Wi-Fi. Umożliwia on łatwe przesyłanie plików do drukarki. To wręcz niezbędna opcja, gdy z jednego sprzętu korzysta wiele osób. Trudno wyobrazić sobie sprawne wykonywanie codziennych obowiązków, gdy każdorazowo podczas drukowania trzeba przepinać kabel od drukarki.

Wybór drukarki do biura – ważne parametry

Przy wyborze drukarki biurowej warto zwrócić uwagę na takie parametry, jak:

• Format wydruku. Większość urządzeń obsługuje format A4. Taki rozmiar mają “zwykłe” dokumenty tekstowe. Drukarka obsługująca tylko taki format będzie wystarczająca dla firm, które operują jedynie plikami o standardowych rozmiarach. Jednak niektóre przedsiębiorstwa (np. biura projektowe) wykorzystują większy format dokumentów – A3. W takim przypadku konieczny będzie sprzęt działający właśnie w tym formacie. Umożliwi on drukowanie wszelkiego rodzaju plakatów, broszur i projektów, które na zwykłej kartce A4 nie prezentują się profesjonalnie.
• Rozdzielczość wydruku. Standardowa rozdzielczość to 600 dpi. Ten parametr ma duże znaczenie, gdy istnieje potrzeba modyfikacji rozmiaru drukowanych dokumentów. W takim przypadku warto zastanowić się nad zakupem drukarki pracującej z rozdzielczością 1200 dpi. Pozwoli to uzyskać lepszą jakość wydruków.
• Szybkość wydruku. Jest ona istotna zwłaszcza dla większych firm, gdzie codziennie drukuje się wiele dokumentów. Zbyt wolna drukarka może w takim przypadku znacznie utrudniać pracę i być powodem frustracji, zwłaszcza, gdy chce z niej skorzystać kilka osób lub gdy trzeba wydrukować plik składający się z wielu stron. Dlatego przed zakupem trzeba zwrócić uwagę na taki parametr, jak liczba stron na minutę.
• Dodatkowe funkcje. Jedną z ważniejszych jest funkcja dupleks. Pozwala ona na automatyczny druk dwustronny. Bardzo ułatwia pracę w miejscach, gdzie codziennie drukuje się dużą ilość plików tekstowych. Warto zwrócić również uwagę na wcześniej wspomniany moduł Wi-Fi oraz port Ethernet. Oprócz tego dobrze, jeśli urządzenie jest wyposażone w odpowiedniej wielkości wyświetlacz LCD. Ułatwia on obsługę i konfigurację drukarki.

Podsumowanie

Wiele osób wybierając drukarkę kieruje się jedynie takimi cechami, jak cena zakupu, marka lub niskie koszty eksploatacji. Warto je oczywiście wziąć pod uwagę, jednak przede wszystkim trzeba się zastanowić do czego taki sprzęt będzie służył. To, jaka drukarka biurowa sprawdzi się najlepiej, zależy między innymi od ilości i rodzaju drukowanych plików. Podstawowe kryteria, którymi warto się kierować to:

• druk monochromatyczny / w kolorze,
• wielofunkcyjność urządzenia,
• wydajność (ilość drukowanych stron, miesięczne obciążenie drukarki),
• liczba użytkowników drukarki,
• dodatkowe funkcje, np. faks i druk autoryzowany.

Najważniejsze, by dokładnie określić potrzeby i wymagania względem sprzętu, co pozwoli dobrać urządzenie o odpowiednich parametrach. Tak wybrana drukarka do biura z pewnością spełni swoje zadanie i usprawni codzienne obowiązki.